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2024-10-04 | 壹達週報
為何虛擬辦公室服務也需要進行客戶盡責調查?

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目錄

  1. 為甚麼虛擬辦公室必須進行 CDD?
  2. 客戶盡職審查所需的文件
  3. 如何保護客戶的個人資料?
  4. 總結

 

隨著彈性工作模式的普及,虛擬辦公室服務漸漸成為創業者的便捷解決方案。這類服務為客戶提供商業地址、代接電話及代收郵件等功能,使企業無需支付高昂的租金租用實體辦公室。然而,虛擬辦公室的普及,逐漸成為潛在洗黑錢等不法活動的目標。為了防範此類犯罪活動,香港政府規定虛擬辦公室服務必須遵從「客戶盡職審查」(CDD) 措施,以符合《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(AMLO)的要求。本文將探討為何虛擬辦公室服務需要進行客戶盡職審查,所需提交的文件以及如何保障個人資料。

1. 為甚麼虛擬辦公室必須進行 CDD?

符合香港法律要求

虛擬辦公室作為企業註冊地址,可能會被不法分子利用來掩飾非法活動,例如洗黑錢、毒品交易或欺詐行為等。為了加強對提供虛擬辦公室服務的監管,香港政府自2018年起,將虛擬辦公室服務納入信託或公司服務提供者(TCSP)的範疇,並需遵守《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(AMLO)的相關要求。根據法例,在建立業務關係前必須對客戶進行盡職審查,以確保業務的合法性。

客戶盡職審查(CDD)是通過收集及核實客戶的身份資料,來識別是否涉及非法活動。以下是幾個關鍵步驟:

  • 識別客戶身份:核實客戶的基本身份文件
  • 評估風險:根據客戶的背景及交易性質,評估其潛在的風險。
  • 持續監控及更新資料:在與客戶的業務關係期間,定期監察其業務,以識別可疑交易,並保持了解其資金來源。

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男人、電腦

2. 客戶盡職審查所需的文件

以下為進行客戶盡職審查時,客人需遞交的文件:

  • 客戶盡職審查表
  • 公司註冊證明書 (CI) 及商業登記證 (BR) 副本
  • 全部股東及董事的香港身份證/內地身份證或有效護照的副本
  • 股東及董事的住址證明 (發出期三個月內)

其他所需資料:

身份認證:申請人可選擇親臨門市或視像通話與壹達商務顧問會面進行認證

圖表、寫字

3. 如何保護客戶的個人資料?

客戶更改公司資料

在進行客戶盡職審查時,客戶需提供身份證明文件,例如香港身份證,這可能會引起個人資料私隱方面的擔憂。 TCSP 不僅需要遵守《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》,還需嚴格遵守《個人資料(私隱)條例》,以確保在收集和處理客戶個人資料時能夠遵守資料保護的相關規範。

OneStart 壹達商務中心非常重視客戶個人資料的保護。以下是一些有效的保護措施:

Id Card

身份證明文件:當客戶提交身份證副本時,會在副本上加註「副本」「COPY」字眼,並橫跨整張身份證副本。

住址證明:部分客戶可能會提供銀行月結單作為住址證明,提交前建議可將月結單上的金額部分塗去,以保障個人私隱。

限制資料使用範圍:僅將客戶資料用於指定用途,未經客戶授權不會作其他用途。

4. 總結

實施客戶盡職審查不僅是法律要求,亦是保障客戶和服務提供者的必要措施。壹達商務中心嚴格遵守《個人資料(私隱)條例》,確保客戶資料得到妥善保管,提供安全且高質素的服務。

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