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隨著彈性工作模式的普及，虛擬辦公室服務漸漸成為創業者的便捷解決方案。這類服務為客戶提供商業地址、代接電話及代收郵件等功能，使企業無需支付高昂的租金租用實體辦公室。然而，虛擬辦公室的普及，逐漸成為潛在洗黑錢等不法活動的目標。為了防範此類犯罪活動，香港政府規定虛擬辦公室服務必須遵從「客戶盡職審查」（CDD） 措施，以符合《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（AMLO）的要求。本文將探討為何虛擬辦公室服務需要進行客戶盡職審查，所需提交的文件以及如何保障個人資料。
1. 為甚麼虛擬辦公室必須進行 CDD？
符合香港法律要求
虛擬辦公室作為企業註冊地址，可能會被不法分子利用來掩飾非法活動，例如洗黑錢、毒品交易或欺詐行為等。為了加強對提供虛擬辦公室服務的監管，香港政府自2018年起，將虛擬辦公室服務納入信託或公司服務提供者（TCSP）的範疇，並需遵守《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（AMLO）的相關要求。根據法例，在建立業務關係前必須對客戶進行盡職審查，以確保業務的合法性。
客戶盡職審查（CDD）是通過收集及核實客戶的身份資料，來識別是否涉及非法活動。以下是幾個關鍵步驟：
- 識別客戶身份：核實客戶的基本身份文件
- 評估風險：根據客戶的背景及交易性質，評估其潛在的風險。
- 持續監控及更新資料：在與客戶的業務關係期間，定期監察其業務，以識別可疑交易，並保持了解其資金來源。
更多資訊可參考相關文章： 公司秘書為何要執行客戶盡職審查？可以拒絕審查嗎？
2. 客戶盡職審查所需的文件
以下為進行客戶盡職審查時，客人需遞交的文件：
- 客戶盡職審查表
- 公司註冊證明書 (CI) 及商業登記證 (BR) 副本
- 全部股東及董事的香港身份證／內地身份證或有效護照的副本
- 股東及董事的住址證明 （發出期三個月內）
其他所需資料：
身份認證：申請人可選擇親臨門市或視像通話與壹達商務顧問會面進行認證
3. 如何保護客戶的個人資料？
客戶更改公司資料
在進行客戶盡職審查時，客戶需提供身份證明文件，例如香港身份證，這可能會引起個人資料私隱方面的擔憂。 TCSP 不僅需要遵守《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》，還需嚴格遵守《個人資料（私隱）條例》，以確保在收集和處理客戶個人資料時能夠遵守資料保護的相關規範。
OneStart 壹達商務中心非常重視客戶個人資料的保護。以下是一些有效的保護措施：
身份證明文件：當客戶提交身份證副本時，會在副本上加註「副本」或「COPY」字眼，並橫跨整張身份證副本。
住址證明：部分客戶可能會提供銀行月結單作為住址證明，提交前建議可將月結單上的金額部分塗去，以保障個人私隱。
限制資料使用範圍：僅將客戶資料用於指定用途，未經客戶授權不會作其他用途。
4. 總結
實施客戶盡職審查不僅是法律要求，亦是保障客戶和服務提供者的必要措施。壹達商務中心嚴格遵守《個人資料（私隱）條例》，確保客戶資料得到妥善保管，提供安全且高質素的服務。
OneStart 壹達商務中心擁有多年商務支援服務經驗，持有「信託或公司服務提供者牌照」。除了虛擬辦公室服務外，亦提供一站式「會計‧審計‧報稅」服務，是初創公司的信心之選！想知道更多實惠計劃詳情， 請即致電 3575 6888，或WhatsApp 壹達商務顧問了解更多！
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