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1. 公司必備的登記冊
根據《公司條例》第622條，所有香港公司需妥善管理和存放四種必備登記冊，每本登記冊的內容必須符合法律要求。並確保登記冊內容的準確性和更新時效性。以下為四種必備登記冊的詳細資訊：
公司成員登記冊（Register of Members, ROM）
根據《公司條例》第627條，公司成員登記冊主要記錄股東的詳細資料，包括：
- 股東的全名與聯絡地址
- 每位股東所持有的股份數目、類別及獲得各批股份的日期
- 任何股份轉讓的詳細紀錄，包括轉讓日期及受讓人的詳細資料
重要控制人登記冊（Significant Controllers Register, SCR）
根據《公司條例》第653H條，重要控制人登記冊（SCR）旨在識別及記錄對公司擁有實質控制的人士，以提升公司所有權及控制權的透明度。SCR 應包括：
重要控制人（可多於一名控制人）:
- 法定全名
- 有效住址或通訊地址
- 身分證號碼或護照資料（包括簽發國家）
- 國籍
- 控制公司的範疇
- 成為重要控制人的日期
- 公司的控制方式（如持股比例、投票權等）
法團控制人：
- 實體名稱
- 註冊編號
- 註冊成立地點
- 註冊辦事處地址
最少一名指定代表：
- 指定代表人的全名
- 代表人在公司中的職務或扮演的角色
- 完整聯絡資料（如: 聯絡電話和通訊地址）
- 被公司任命的日期
董事登記冊（Register of Directors, ROD）
根據《公司條例》第641條，董事登記冊用作記錄所有董事的詳細資料，包括：
- 每位董事的全名及通訊地址（住宅地址、通訊地址或服務地址）
- 董事的身份證或護照號碼
- 出生日期及國籍
- 涉及董事職位的變更，包括任命日期及離職日期
公司秘書登記冊（Register of Company Secretaries, ROCS）
根據《公司條例》第648條，公司秘書登記冊記錄公司秘書的相關資料，包括：
- 公司秘書的全名、國籍及地址
- 任命/或離職日期
- 每位公司秘書的身份證或護照號碼
- 如為持有TCSP牌照的公司秘書，需列明其牌照號碼
2. 登記冊的存放地址
在一般情況下，登記冊需存放於公司的註冊辦公室。如因其他原因或備存在非註冊辦公室的地點或有任何更改，公司需 15 日內向政府遞交登記冊及公司紀錄備存地點通知書 (NR2)，以獲取正式批准。
政府機構查閱規定：備存登記冊於公司的註冊辦公室，供執法人員查閱。
登記冊更新和維護：每當登記冊內的資料變更，公司需及時進行更新。登記冊內每項資料變更必須符合時效性和準確性，否則將面臨法律風險。
3. 違反《公司條例》的罰則
根據《公司條例》，公司如未能妥善備存和維護上述登記冊，公司及其每名負責人均屬違法，可各處最高罰款HK$ 25,000。法官會因應情況判，有可能判處每日罰款 HK$ 700。此規定旨在確保公司合規經營，並提升透明度。這些登記冊的存在不僅是法律要求，更是企業營運的基本規範，以確保運作具透明和問責性。
4. 總結
作為香港公司，備存和管理成員登記冊、董事登記冊、公司秘書登記冊及重要控制人登記冊是必須履行的法定責任。適當地管理這些登記冊將有助於提升公司的透明度和合規性，避免違反《公司條例》。希望以上指南能助你更好地理解這些登記冊的規定及管理方式，確保公司的長遠發展及合法營運。
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