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1. 公司必备的登记册
根据《公司条例》第622条，所有香港公司需妥善管理和存放四种必备登记册，每本登记册的内容必须符合法律要求。并确保登记册内容的准确性和更新时效性。以下为四种必备登记册的详细信息：
公司成员登记册（Register of Members, ROM）
根据《公司条例》第627条，公司成员登记册主要记录股东的详细数据，包括：
- 股东的全名与联络地址
- 每位股东所持有的股份数目、类别及获得各批股份的日期
- 任何股份转让的详细纪录，包括转让日期及受让人的详细资料
重要控制人登记册（Significant Controllers Register, SCR）
根据《公司条例》第653H条，重要控制人登记册（SCR）旨在识别及记录对公司拥有实质控制的人士，以提升公司所有权及控制权的透明度。SCR 应包括：
重要控制人（可多于一名控制人）:
- 法定全名
- 有效住址或通讯地址
- 身分证号码或护照数据（包括签发国家）
- 国籍
- 控制公司的范畴
- 成为重要控制人的日期
- 公司的控制方式（如持股比例、投票权等）
法团控制人：
- 实体名称
- 注册编号
- 注册成立地点
- 注册办事处地址
最少一名指定代表：
- 指定代表人的全名
- 代表人在公司中的职务或扮演的角色
- 完整联络数据（如: 联络电话和通讯地址）
- 被公司任命的日期
董事登记册（Register of Directors, ROD）
根据《公司条例》第641条，董事登记册用作记录所有董事的详细数据，包括：
- 每位董事的全名及通讯地址（住宅地址、通讯地址或服务地址）
- 董事的身份证或护照号码
- 出生日期及国籍
- 涉及董事职位的变更，包括任命日期及离职日期
公司秘书登记册（Register of Company Secretaries, ROCS）
根据《公司条例》第648条，公司秘书登记册记录公司秘书的相关数据，包括：
- 公司秘书的全名、国籍及地址
- 任命/或离职日期
- 每位公司秘书的身份证或护照号码
- 如为持有TCSP牌照的公司秘书，需列明其牌照号码
2. 登记册的存放地址
在一般情况下，登记册需存放于公司的注册办公室。如因其他原因或备存在非注册办公室的地点或有任何更改，公司需 15 日内向政府递交登记册及公司纪录备存地点通知书 (NR2)，以获取正式批准。
政府机构查阅规定：备存登记册于公司的注册办公室，供执法人员查阅。
登记册更新和维护：每当登记册内的数据变更，公司需及时进行更新。登记册内每项数据变更必须符合时效性和准确性，否则将面临法律风险。
3. 违反《公司条例》的罚则
根据《公司条例》，公司如未能妥善备存和维护上述登记册，公司及其每名负责人均属违法，可各处最高罚款HK$ 25,000。法官会因应情况判，有可能判处每日罚款 HK$ 700。此规定旨在确保公司合规经营，并提升透明度。这些登记册的存在不仅是法律要求，更是企业营运的基本规范，以确保运作具透明和问责性。
4. 总结
作为香港公司，备存和管理成员登记册、董事登记册、公司秘书登记册及重要控制人登记册是必须履行的法定责任。适当地管理这些登记册将有助于提升公司的透明度和合规性，避免违反《公司条例》。希望以上指南能助你更好地理解这些登记册的规定及管理方式，确保公司的长远发展及合法营运。
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