創業開公司往往要身兼百職，但假如有限公司的老闆是唯一董事，就絕對不能兼任「公司秘書（Com Sec）」，否則會觸犯《公司條例》。此外，聘用公司秘書亦對營運發展有莫大幫助。這篇文章會列出公司秘書的5大必備條件，助你選出最幫得手的公司秘書。
公司秘書對企業的好處
確保公司合法經營
單是辦理公司註冊、商業登記已經有一堆文件費用要交，往後亦需提交周年申報表、進行報稅審計等程序，種種手續都是為了確保在港公司的合法性，維持良好的營商環境。然而，相關條例會持續更新。具有商業法律知識的公司秘書能夠依時處理各種文件，讓公司時刻符合規章，老闆可專心打理生意。
改善及監察公司管治
公司秘書可確保董事會和管理層之間有良好通訊，調解和平衡各方利益。董事會亦無需指派其中一人兼任公司秘書，因此可投放更多心力管理公司。此外，公司秘書可持平地監管內部運作，防止高層進行非法交易等違規行為。
擔任與政府聯繫的中介角色
任何政府部門有需要聯絡公司，公司秘書都可代表公司與官方溝通，提供所需的證明文件或回答查詢。
公司秘書的5大必備條件
聘請合適的公司秘書能節省大量時間成本，老闆可投放更多資源打理生意。想獲得優質秘書服務，挑選過程中應留意公司秘書是否擁有以下5種特質：
持有認可牌照和工作經驗
公司秘書的專業性比私人秘書高，除了要有一定的行政及管治能力，還要有商務法律和會計知識。一般具競爭力的公司秘書都會通過相關專業試，例如：香港特許秘書公會（HKCGI）的專業資格考試（CGQP），之後透過符合要求的工作經驗申請成為公會會士，公會會員亦具備兩個獲國際認可的稱銜：「特許秘書」及「Chartered Governance Professional (CGP)」。當然，亦有不少現職公司秘書畢業於其他秘書、會計或企業管治課程，並受僱於各行各業的企業。
可另作參考的是，要求最高的上市公司需根據香港聯合交易所有限公司證券上市規則的《上市規則》第3.28條來聘請公司秘書，相關人員需具有以下的學術或專業資格：
- 香港特許秘書公會會員；
- 《法律執業者條例》所界定的律師或大律師；和
- 《專業會計師條例》所界定的會計師。
除此，規則亦會考量公司秘書人選是否具備以下的「有關經驗」：
- 該名人士任職於發行人及其他發行人的年期及其所擔當的角色；
- 該名人士對《上市規則》以及其他相關法例及規則（包括《證券及期貨條例》、《公司條例》、《公司（清盤及雜項條文）條例》及《收購守則》）的熟悉程度；
- 除《上市規則》第3.29條的最低要求外，該名人士是否曾經及／或將會參加相關培訓；及
- 該名人士於其他司法權區的專業資格。
擁優良語文及溝通能力
全球化之下，公司有更多國際交流機會。所以，公司秘書必須精通兩文三語，具優良的中英文會話及讀寫能力與海外管理層或客戶商談，促進更多商機同時提升公司形象。
細心有耐性
公司秘書是一門著重與內外部溝通，以及處理繁複文件的行業。所以，只有細心、謹慎、和能夠於困難時刻保持冷靜的人才能勝任工作。
處變不驚、適應力強
面對千變萬化的營商環境，公司不時會調整架構和發展方針，過程中必定會產生大量行政工作。公司秘書除了要有高適應力協助落實有關改變，亦要具備危機處理能力，應付意想不到的突發情況。
有誠信、有承擔
保管公司紀錄是公司秘書職責之一，他們對企業機密檔案有一定的存取權限。因此，相關人選必定要極具誠信，同時對自身崗位的影響力有高度意識，會為職務做足事前準備及善後工作。
總結
公司秘書猶如管家，能促進一個更健康的管治環境，讓老闆安心帶領員工擴展業務。所以，可提供全方位和客製化服務的公司秘書是不可或缺的，壹達商務中心有全套公司秘書服務計劃，有優惠年包套餐，亦有單次收費服務，切合貴公司的不同需要。想開始申請，立即致電 3575 6888，或 WhatsApp 壹達商務顧問了解更多！
