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2024-10-04 | 壹達週報
为何虚拟办公室服务也需要进行客户尽责调查?

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目录

  1. 为甚么虚拟办公室必须进行 CDD?
  2. 客户尽职审查所需的文件
  3. 如何保护客户的个人资料?
  4. 总结

 

随着弹性工作模式的普及,虚拟办公室服务渐渐成为创业者的便捷解决方案。这类服务为客户提供商业地址、代接电话及代收邮件等功能,使企业无需支付高昂的租金租用实体办公室。然而,虚拟办公室的普及,逐渐成为潜在洗黑钱等不法活动的目标。为了防范此类犯罪活动,香港政府规定虚拟办公室服务必须遵从「客户尽职审查」(CDD) 措施,以符合《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》(AMLO)的要求。本文将探讨为何虚拟办公室服务需要进行客户尽职审查,所需提交的文件以及如何保障个人资料。

1. 为甚么虚拟办公室必须进行 CDD?

符合香港法律要求

虚拟办公室作为企业注册地址,可能会被不法分子利用来掩饰非法活动,例如洗黑钱、毒品交易或欺诈行为等。为了加强对提供虚拟办公室服务的监管,香港政府自2018年起,将虚拟办公室服务纳入信托或公司服务提供商(TCSP)的范畴,并需遵守《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》(AMLO)的相关要求。根据法例,在建立业务关系前必须对客户进行尽职审查,以确保业务的合法性。

客户尽职审查(CDD)是通过收集及核实客户的身份资料,来识别是否涉及非法活动。以下是几个关键步骤:

  • 识别客户身份:核实客户的基本身份文件
  • 评估风险:根据客户的背景及交易性质,评估其潜在的风险。
  • 持续监控及更新数据:在与客户的业务关系期间,定期监察其业务,以识别可疑交易,并保持了解其资金来源。

更多信息可参考相关文章: 公司秘书为何要执行客户尽职审查?可以拒绝审查吗?

男人、计算机

2. 客户尽职审查所需的文件

以下为进行客户尽职审查时,客人需递交的文件:

  • 客户尽职审查表
  • 公司注册证明书 (CI) 及商业登记证 (BR) 副本
  • 全部股东及董事的香港身份证/内地身份证或有效护照的副本
  • 股东及董事的住址证明 (发出期三个月内)

其他所需数据:

身份认证:申请人可选择亲临门市或视像通话与壹达商务顾问会面进行认证

图表、写字

3. 如何保护客户的个人资料?

客户更改公司资料

在进行客户尽职审查时,客户需提供身份证明文件,例如香港身份证,这可能会引起个人资料私隐方面的担忧。 TCSP 不仅需要遵守《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》,还需严格遵守《个人资料(私隐)条例》,以确保在收集和处理客户个人资料时能够遵守数据保护的相关规范。

OneStart 壹达商务中心非常重视客户个人资料的保护。以下是一些有效的保护措施:

Id Card

身份证明文件:当客户提交身份证副本时,会在副本上加注「副本」「COPY」字眼,并横跨整张身份证副本。

住址证明:部分客户可能会提供银行月结单作为住址证明,提交前建议可将月结单上的金额部分涂去,以保障个人私隐。

限制数据使用范围:仅将客户数据用于指定用途,未经客户授权不会作其他用途。

4. 总结

实施客户尽职审查不仅是法律要求,亦是保障客户和服务提供商的必要措施。壹达商务中心严格遵守《个人资料(私隐)条例》,确保客户数据得到妥善保管,提供安全且高质素的服务。

OneStart 壹达商务中心拥有多年商务支持服务经验,持有「信托或公司服务提供商牌照」。除了虚拟办公室服务外,亦提供一站式「会计‧审计‧报税」服务,是初创公司的信心之选!想知道更多实惠计划详情, 请即致电 3575 6888,或WhatsApp 壹达商务顾问了解更多!

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