创业开公司往往要身兼百职，但假如有限公司的老板是唯一董事，就绝对不能兼任「公司秘书（Com Sec）」，否则会触犯《公司条例》。此外，聘用公司秘书亦对营运发展有莫大帮助。这篇文章会列出公司秘书的5大必备条件，助你选出最帮得手的公司秘书。
公司秘书对企业的好处
确保公司合法经营
单是办理公司注册、商业登记已经有一堆文件费用要交，往后亦需提交周年申报表、进行报税审计等程序，种种手续都是为了确保在港公司的合法性，维持良好的营商环境。然而，相关条例会持续更新。具有商业法律知识的公司秘书能够依时处理各种文件，让公司时刻符合规章，老板可专心打理生意。
改善及监察公司管治
公司秘书可确保董事会和管理层之间有良好通讯，调解和平衡各方利益。董事会亦无需指派其中一人兼任公司秘书，因此可投放更多心力管理公司。此外，公司秘书可持平地监管内部运作，防止高层进行非法交易等违规行为。
担任与政府联系的中介角色
任何政府部门有需要联络公司，公司秘书都可代表公司与官方沟通，提供所需的证明文件或回答查询。
公司秘书的5大必备条件
聘请合适的公司秘书能节省大量时间成本，老板可投放更多资源打理生意。想获得优质秘书服务，挑选过程中应留意公司秘书是否拥有以下5种特质：
持有认可牌照和工作经验
公司秘书的专业性比私人秘书高，除了要有一定的行政及管治能力，还要有商务法律和会计知识。一般具竞争力的公司秘书都会通过相关专业试，例如：香港特许秘书公会（HKCGI）的专业资格考试（CGQP），之后透过符合要求的工作经验申请成为公会会士，公会会员亦具备两个获国际认可的称衔：「特许秘书」及「Chartered Governance Professional (CGP)」。当然，亦有不少现职公司秘书毕业于其他秘书、会计或企业管治课程，并受雇于各行各业的企业。
可另作参考的是，要求最高的上市公司需根据香港联合交易所有限公司证券上市规则的《上市规则》第3.28条来聘请公司秘书，相关人员需具有以下的学术或专业资格：
- 香港特许秘书公会会员；
- 《法律执业者条例》所界定的律师或大律师；和
- 《专业会计师条例》所界定的会计师。
除此，规则亦会考虑公司秘书人选是否具备以下的「有关经验」：
- 该名人士任职于发行人及其他发行人的年期及其所担当的角色；
- 该名人士对《上市规则》以及其他相关法例及规则（包括《证券及期货条例》、《公司条例》、《公司（清盘及杂项条文）条例》及《收购守则》）的熟悉程度；
- 除《上市规则》第3.29条的最低要求外，该名人士是否曾经及／或将会参加相关培训；及
- 该名人士于其他司法权区的专业资格。
拥优良语文及沟通能力
全球化之下，公司有更多国际交流机会。所以，公司秘书必须精通两文三语，具优良的中英文会话及读写能力与海外管理层或客户商谈，促进更多商机同时提升公司形象。
细心有耐性
公司秘书是一门着重与内外部沟通，以及处理繁复文件的行业。所以，只有细心、谨慎、和能够于困难时刻保持冷静的人才能胜任工作。
处变不惊、适应力强
面对千变万化的营商环境，公司不时会调整架构和发展方针，过程中必定会产生大量行政工作。公司秘书除了要有高适应力协助落实有关改变，亦要具备危机处理能力，应付意想不到的突发情况。
有诚信、有承担
保管公司纪录是公司秘书职责之一，他们对企业机密档案有一定的访问权限。因此，相关人选必定要极具诚信，同时对自身岗位的影响力有高度意识，会为职务做足事前准备及善后工作。
总结
公司秘书犹如管家，能促进一个更健康的管治环境，让老板安心带领员工扩展业务。所以，可提供全方位和客制化服务的公司秘书是不可或缺的，壹达商务中心有全套公司秘书服务计划，有优惠年包套餐，亦有单次收费服务，切合贵公司的不同需要。想开始申请，立即致电 3575 6888，或 WhatsApp 壹达商务顾问了解更多！
