创业开公司一定要知，公司秘书不等于私人秘书，前者所需的专业知识远超于处理一般行政工作。假如随便招聘人手可导致公司触犯法例，继而承受不必要损失。

公司秘书与私人秘书的分别 

公司秘书（Company Secretary，可简称Com Sec）是法定职位，在香港成立的有限公司都必须按《公司条例》要求委任一名公司秘书，此职位直接隶属于公司而非老板，并担任公司与政府机构之间的沟通桥梁，亦要具备法规和法律知识，监察企业管治，确保公司合法营运。

私人秘书则隶属于老板，主要负责为老板编制行程，以及处理日常行政事务，可见职责与定位偏个人化。

虽然公司秘书无需考牌便可入行，但从业者一般都会考取牌照或进修来提升竞争力，热门途径包括通过香港特许秘书公会（HKCGI）的专业资格考试（CGQP），或报读公会与其他院校合办的课程，可见专业性比私人秘书高。

而上市公司对秘书的要求则更为严格，其入职门坎比一般公司秘书更高，他们必须持有认可资历与专业资格，才符合《香港联合交易所有限公司证券上市规则》的相关要求。

公司秘书条件

香港有限公司的公司秘书必须是年满18岁的香港居民，这类人士为自然人。法人团体亦可担任公司秘书，相关法人必须是香港注册的有限公司或在香港有营业地点的海外公司。

董事可以兼任公司秘书吗？

要视乎董事数目，根据《公司条例》，如果公司只有一名董事，该名董事不得兼任公司秘书。换句话说，若果该董事不是公司的唯一董事，便可以同时担任公司秘书。不少初创老板缺乏人手，打算让自己兼任董事与公司秘书就会「中伏」，所以想开公司的朋友记得要注意了！

公司秘书职责

公司秘书的职务范围广泛，由行政到法律等都要管理，并在公司的成立到清盘完整过程中担任重要人物，可谓公司的「管家」。以下为一些公司秘书的常见职责：

• 定期呈交周年申报表
• 更新公司记录册
• 准备「重要控制人登记册」
• 举办董事会及股东大会
• 撰写会议纪录
• 申请及更新商业登记证
• 申请公司注册证书
• 处理股权转让事宜
• 撤销公司注册

公司秘书为何重要？

确保公司合法合规

除了为遵守《公司条例》，聘用公司秘书会亦为公司带来众多好处。公司秘书负责处理政府要求提交的表格，例如香港私人有限公司每年都要递交周年申报表（NAR1），除非已登记注册易提示，否则不会收到任何提示通知。如果迟交周年申报表，最高可被罚款$3,480。

除此，企业需按多样的公司与商业条例运作，相关条例及登记费不时更新，公司需要一名人员负责把关，让公司符合一切变动。

平衡不同利益方

公司董事会与管理层之间容易发生意见冲突，公司秘书可成为中间的协调角色，担任两者的沟通桥梁，平衡各方利益，防止董事会及高层之间出现分歧。另外，董事会未必有时间深入了解公司日新月异的运作架构，所以安排双方会议前，需要秘书协助做好周全准备，例如概括公司最新信息的分析简报等，让董事们迅速掌握公司形势，令会议更有效率。

协助监管高层

对公司法有专业理解的秘书能够以相对中立的角色监管公司，避免董事和管理层进行违规活动，防止公司出现非法交易、资产挪用等情况，保护公司与高层的声誉。

总结

与私人秘书不同，公司不应随便聘请人手担任公司秘书一职。很多企业都选用由会计师事务所营运的秘书公司，除了可以为公司提供法律意见及交文件，同时可对税务问题作出建议。壹达商务中心作为一站式服务供应者，拥有注册会计师团队及公司秘书人才，能提供多种秘书服务，同时办妥会计核数事务。想查询报价，欢迎致电 3575 6888，或 WhatsApp 壹达商务顾问了解更多！